Każdy z nas brał udział w jakimś zorganizowanym wydarzeniu – zlot motocyklowy, konferencja, szkolenie, warsztaty czy hackathon. Oprócz głównej tematyki i skali przedsięwzięcia, wydarzenia te tak naprawdę niczym nie różnią się pod względem organizacyjnym. A czy zastanawialiście się kiedyś jak to wszystko wygląda „od kuchni”?
Do tej pory uczestniczyłam, jako główna organizująca lub współorganizatorka w kilkudziesięciu eventach, a największe z nich liczyły nawet po 400 uczestników. Są to zupełnie różne osoby, z różnymi gustami i potrzebami. Przy każdej okazji zawsze starałam się sprostać wszystkim oczekiwaniom i zachować jak najwyższą jakość wydarzenia. Trzeba jednak pamiętać, że nie zawsze jest to możliwe.
Ten wpis, pokrótce pokaże jak wygląda organizacja takiego przedsięwzięcia – od czego zacząć, na co zwrócić uwagę i jakie są największe przeciwności. Odniosę się do wydarzenia, jakim był Hackathon Testerski, którego byłam pomysłodawczynią, programistką i główną organizatorką, więc dodatkowo podzielę się z wami co wtedy człowiek czuje i ile to wszystko przynosi radości i satysfakcji.
Od czego zacząć?
Na początku zawsze jest pomysł. Od pomysłu przechodzę do realizacji tego wydarzenia w mojej głowie – przebiegu, wstępnego harmonogramu. Wyobrażam sobie również co może pójść nie tak. Układam najgorsze scenariusze – brak zainteresowania, brak sponsorów, przesunięcie terminów, aż po odwołanie rezerwacji miejsca. Praktycznie dla każdego scenariusza mam plan zapasowy. Czasami zdarzają się małe potknięcia, ale będąc przygotowanym, można je sprawnie naprawić lub są tak nieznaczne, że pozostają niezauważone.
Po zdefiniowaniu wszystkich ścieżek rozmawiam z ludźmi, z którymi chciałabym współpracować. Wybieram osoby, które mogą być zainteresowane daną tematyką i wiem, że dadzą radę!
Uf! Pierwsze koty za płoty. Ale, to dopiero początek góry lodowej! Teraz dopiero zaczyna się długa praca tak, aby w danym dniu wszystko poszło gładko.
Pierwszy etap
Pojawia się wstępny plan przebiegu wydarzenia: data, rozpoczęcie, scenariusz, jak będą wyglądały przerwy – co można zrobić, aby wydarzenie było jak najciekawsze, oraz zakończenie. Staram się zawsze być konkretna (i radzę Tobie również tak się zachowywać), ponieważ dzięki temu wiadomo co od kogo się oczekuje i nie ma niejasności. Teraz jest czas na spotkania, burze mózgów oraz określenie jaki mamy plan działania. Po rozmowach z osobami zaangażowanymi, wiem czego mogę się spodziewać. Ale, ale! W momencie, gdy są to non-profitowe wydarzenia, nie mamy w tym momencie budżetu na catering, wydruki, etc. Wszystkie zaangażowane osoby współpracują ze mną, jako wolontariusze, bo widzą w tym pewien cel, sens, radość. Jednak drukarnia czy pizzeria już niekoniecznie mają takie samo podejście. Po kalkulacji wstępnych kosztów, w której zakładasz różne warianty cenowe, wiesz ile musisz uzyskać minimum. Zawsze są dwa skrajne wybory: minimalny (gdzie catering ograniczasz do minimum, rezygnujesz z wartościowych nagród, z upominków w torbach przywitalnych) oraz maksymalny (przez całe wydarzenie są dostępne ciepłe napoje, pizza jest zastąpiona normalnym obiadem, możesz podarować fajny gadżet oraz nagrody są godne przedsięwzięcia). Teraz jest czas na…
…zdobycie sponsorów
Sponsorzy – to osobny wątek organizacji imprez. Tak naprawdę od pomysłu aż do jego realizacji ciągle myślisz, jak zdobyć partnerów wydarzenia. To właśnie dzięki nim, niezależnie od tego czy są to osoby prywatne czy firmy, mamy możliwość tworzenia czegoś wyjątkowego! Zazwyczaj uczestnicy nie myślą o tym, że oprócz czasu poświęconego na przygotowanie, potrzeba pewnych kwot pieniędzy, aby wydarzenie było ciekawsze. Tu zawsze z pomocną dłonią przychodzą Partnerzy. Pozyskanie sponsorów nie jest łatwe. A jeszcze, jeśli organizujesz takie zawody w trakcie wakacji, które nie są związane z grillem i relaxem? Pierwszą odpowiedzią od firm, o ile ją otrzymasz, jest zdanie: przecież są wakacje i ludzie nie będą w ogóle tym zainteresowani! Gdy otrzymujesz taką odpowiedź po raz dwudziesty, to masz w głowie już tylko najgorsze przygotowane scenariusze. Ale pamiętaj, żeby się nie poddawać – najwyżej nie będzie super nagród, bo przecież to nie one są najważniejsze. Tak naprawdę chodzi o edukację, integrację i dobrą zabawę. Często negocjujesz ze sponsorami, wysyłasz ponownie maile, a w efekcie… nic Ci się nie uda. I spokojnie – to nie jest Twoja wina, jeśli wiesz, że dużo sam zrobiłeś.
W tym miejscu chciałabym napisać, że jestem bardzo wdzięczna firmie Direct Communication, że zgodziła się być naszym partnerem, nie wiedząc ile firm się zaangażuje, ale widząc sens naszych działań.
Po zakończeniu wydarzenia, wiem że potencjalni sponsorzy nie mieli racji w swoich założeniach. Na Hackathon zgłosiło się tak dużo osób, że musieliśmy zorganizować ocenę kwalifikacji, ponieważ nie mogliśmy zaprosić wszystkich drużyn, a jedynie 10 3-osobowych zespołów. Jednak pamiętaj, że nie ma co przekreślać dalszej współpracy z firmami, które w tym razem odmówiły, one dalej są Twoimi potencjalnymi sponsorami. Wytrwale buduj swoją markę, aby te firmy wiedziały, że wydany przez nich budżet przyniesie im realne zyski.
Drugi etap
W tym momencie, Twoje wydarzenie staje się realne – wiesz, że się odbędzie i wiesz już pewnie kiedy, więc trzeba zagęszczać ruchy. Promocja, obserwowanie pierwszych reakcji ludzi, przygotowanie kwalifikacji, ciągła walka o sponsorów, dotrzymanie różnych terminów, rozpisanie harmonogramu wydarzenia, pisanie aplikacji, odpowiadanie na maile i wiadomości zainteresowanych… to nie lada gratka, ale i praca po godzinach! Już wtedy wiesz, że czas nieubłaganie pędzi, a jeszcze cała masa rzeczy do zrobienia! Znowu wracasz do domu, siadasz i analizujesz: co może pójść nie tak i jak temu zapobiec, co już zrobiłeś a co jeszcze przed Tobą. Od nowa układasz te scenariusze, powiększone zdobytą wiedzą.
I w końcu oddech! Kwalifikacje zakończone, drużyny wybrane, aplikacje w połowie napisane. Można odetchnąć.
Trzeci etap
Do wydarzenia został niecały miesiąc, więc coraz rzadziej organizujemy spotkania, żeby nie tracić żadnej minuty, ale żeby wszystko było jasne. Dostaję pierwszą aplikację do testowania i przez głowę przechodzi mi myśl – a może napiszemy drugą, żeby uatrakcyjnić II. rundę? Szybka decyzja: Tak! W ten sposób, niewielkim kosztem nasze zawody będą ciekawsze. W między czasie dowiadujemy się, że nie będziemy mieli dostępu do internetu. Jak więc przekazać aplikacje uczestnikom? Pierwsza myśl: kto może być pomocny w tej kwestii? Od razu pomyślałam o moim mężu (który również pomagał w kwestiach technicznych) i zaczęłam go bombardować pytaniami i wspólnie udało nam się znaleźć rozwiązanie: odpowiednio skonfigurujemy router, a aplikacje postawimy na dockerze, więc każda drużyna może mieć unikalny adres IP aplikacji. Opanowane!
Czwarty etap
Jest to ostatni etap przygotowań, do wydarzenia został tylko tydzień. Odbieram nagrody oraz gadżety od sponsorów, sprawdzam czy wszystko jest na miejscu. Przekazuję aktualne informacje zarówno uczestnikom jak i wszystkim osobom śledzącym wydarzenie w mediach społecznościowych. Koordynuję dalsze prace i staram się rozwiewać wątpliwości, które tak naprawdę pozostają z nami do końca wydarzenia. Jeśli wszystko jest dobrze zaplanowane, ten tydzień jest tygodniem czekania. Na Hackathon. Przyjdzie prawie 50 osób, z różnych miast. W tym momencie zdajesz sobie sprawę, że im też zależy, że chcą przyjechać na jedno konkretne wydarzenie – Twoje wydarzenie. Nie robią tego z przymusu, ale liczą na pewną jakość, więc nie możesz zwolnić ani na chwilę.
Dzień imprezy
To jest TEN dzień! Od późnych godzin nocnych często się budzę, ponieważ boję się, że budzik nie zadziała, że będą korki i nie zdążę, albo że złapię gumę w aucie lub przytrafi mi się kolizja i na szybko będę musiała łapać taksówkę, żeby się nie spóźnić i móc wszystkiego dopilnować. Po dotarciu na miejsce trzeba odpowiednio przygotować rejestrację, odpowiedzieć na niekończące się pytania, wskazać miejsca drużynom, dopiąć sprawy techniczne. Nagle nie wiesz jak… ale mijają Ci 2 godziny. Co rusz widzisz znane i nieznane sobie osoby, ale nie możesz się zatrzymać i zamienić kilku zdań, bo jeszcze tak dużo przed Tobą. Bardzo chcesz, żeby każdy poczuł się wyjątkowo, i żeby wiedzieli, że za organizacją tego wydarzenie nie stoi firma, grupa XYZ, a zwyczajna osoba, taka jak oni. Ale nie martw się, przyjdzie na to czas, i zapoznasz się z nimi i za kilka tygodni będziesz mógł ich zapytać co u nich słychać, i po prostu porozmawiać.
Ale to już ten moment – oficjalne otwarcie. Nie pokazujesz po sobie nic, co by mogło zdradzić stres, zmęczenie. Powoli zaczynasz czuć ulgę i radość, bo widzisz, pomimo wczesnej godziny, uśmiechnięte twarze. Witasz wszystkich, przedstawiasz osoby zaangażowane, a następnie sprawy toczą się już same. Wiesz, że teraz wszystko tak naprawdę zależy nie tylko od Ciebie, ale od każdej osoby będącej na sali. Możesz nie zdawać sobie z tego sprawy, ale to co zrobisz może sprawić albo radość albo smutek. Bo kiedy wszystko ruszy, to każdy z nas jest częścią wydarzenia i tylko od nas zależy jak potoczą się dalej sprawy.
A najlepsze jest to, że gdy przychodzi moment, kiedy jesteś przekonany, że już Cię nic nie zaskoczy… BACH! Usterka. Mała usterka techniczna, która powoduje na początku lekką panikę u Ciebie i irytację wśród uczestników. Co teraz? Co robić? Przypominasz sobie rozwiązania, które wcześniej dokładnie były omówione. Wydłużasz czas rundy zachowując spokój i uśmiech na twarzy. Zero emocji, zero paniki, bo wiesz, że jeśli Ty to okażesz… inni to poczują. Po wydarzeniu dowiedziałam się, że mimo tej usterki, wszyscy byli zadowoleni, ponieważ mieli wydłużony czas i tak naprawdę… tylko im to pomogło.
Zakończenie
Pamiętaj! Zakończenie dla Twoich gości nie oznacza zakończenia pracy dla Ciebie. Między oficjalnym zakończeniem zawodów, a After Party, wolontariusze – sędziowie ciągle bardzo ciężko pracują. I teraz masz wybór… albo idziesz do nich im pomóc, albo pójdziesz choć na chwilę do domu, aby się odświeżyć i odpocząć, zrzucić z siebie cały ten stres. Co robisz? Idziesz pomóc. Przecież oni są tak samo zaangażowani jak Ty, i wiesz, że jest to praca zespołowa. Przy takich przedsięwzięciach nie możesz myśleć tylko o sobie.
Kiedy wiesz, że sędziowie już Cię nie potrzebują, od razu idziesz do miejsca, w którym ma się odbyć After Party, ponieważ nie chcesz, aby goście przyszli do pustego lokalu. Chcesz ich przywitać, uśmiechnąć się, zapytać o wrażenia. W między czasie cały czas sprawdzasz wiadomości – może ktoś potrzebuje jakiejś informacji, może sędziowie napotkali jeszcze na jakieś problemy – tak naprawdę cały czas działasz na najwyższych obrotach.
Dopiero po ogłoszeniu wyników czujesz radość. Radość, że wszystko przebiegło tak jak zakładałeś, goście są zadowoleni, wolontariusze również. Czujesz satysfakcję z tego co robisz. Wiesz, że jest to dobrze wykonana robota.
Ale czy to już na pewno koniec?
Nie, nie, nie… Jeszcze trzeba rozesłać maile zwrotne, odpowiedzieć na kolejne pytania, opublikować relację w mediach społecznościowych wraz ze zdjęciami. Koniecznie należy opracować jeszcze ankiety i poszukać innych opinii, żeby następne wydarzenia mogły być jeszcze lepsze.
Podziękowania
Bardzo dziękuję wszystkim za udział w Hackathonie – programistom, sędziom, wolontariuszom, dziewczynom z Girls Who Test, uczestnikom i oczywiście partnerom.
I znowu satysfakcja z dobrze wykonanej roboty – Twojej i zespołu, który był zaangażowany.
zdjęcia: Emilia Mańk | http://psychologiafotografii.pl/